L’IMPORTANZA DI SIGLARE UN CONTRATTO CON I CLIENTI, SCOPRIAMO PERCHÈ!

  

È oramai pacifico, nella società odierna, che un semplice accordo verbale suggellato da una stretta di mano non sia più sufficiente a regolamentare i rapporti commerciali tra cliente e fornitore, quale può essere un’azienda, un’impresa, un’attività commerciale o anche un libero professionista (es. architetti) o freelance nei settori più disparati (designers, fotografi, musicisti, wedding planner, ecc.). Ciò accade soprattutto nelle realtà meno strutturate, di cui, appunto, il freelance è la punta di diamante. Tra i vari motivi per cui, spesso, si sceglie di non dotarsi di un buon modello contrattuale da sottoporre ai clienti, è il denaro, in quanto si teme che farsi approntare un modello contrattuale da un avvocato possa avere un costo insostenibile. In realtà, al contrario, può costare molto di più trovarsi “spiazzati” e privi di tutela in situazioni di conflitto con il cliente (dal momento che il rapporto contrattuale non sempre “fila via liscio” senza alcun intoppo, come si vorrebbe). Sappiamo bene, infatti, che la certezza personale di essere nel giusto non è sufficiente a risolvere e vincere alcune controversie. Inoltre, un documento contrattuale, che tuteli sia il fornitore/professionista sia il cliente, è anche un chiaro segno di professionalità. Mettere nero su bianco gli accordi presi con i clienti non è mai eccessivo poiché tutela entrambe le parti. Dunque, nel momento in cui ci si accinge ad esercitare seriamente l’attività professionale, è bene dotarsi di un modello contrattuale da sottoporre ai clienti per regolamentare nel dettaglio il rapporto professionale che si appresta a sorgere. Chiarito ciò, va inoltre specificato che per un’effettiva e risolutiva tutela del lavoro del professionista e del rapporto con il cliente, non basta scaricare uno dei tanti fac-simile diffusi in rete, poiché non sarebbe personalizzato in base alle caratteristiche e alle esigenze di ogni singola professione, e soprattutto in base alle modalità attraverso cui si intende impostare lo svolgimento del lavoro, con tutti i relativi aspetti (quelli prettamente tecnici, quelli legati alle tempistiche di consegna, e quelli di carattere economico/finanziario),e, tra l’altro non sarebbe aggiornato con le ultime normative di settore. Al contrario, un contratto “su misura” studiato insieme ad un legale, costituisce un perfetto modello replicabile per ogni incarico. 

• Cosa deve prevedere un buon modello contrattuale? Affinché possano essere arginati, il più possibile, i potenziali conflitti con il cliente, il contratto deve essere quanto più preciso e dettagliato possibile (senza però eccedere in inutili tecnicismi giuridici che “spaventerebbero” più del dovuto la controparte). Occorre, quindi, regolamentare il rapporto professionale in modo più completo e più chiaro possibile, tentando di prevedere tutte quelle situazioni che potrebbero essere fonte di criticità. Di seguito una breve disamina dei punti fondamentali che non devono mancare nel documento contrattuale:
1. corretta identificazione delle parti: le parti contrattuali devono essere ben identificate con tutti i relativi dati (nomi, cognomi, ragione sociale, partita iva, codice fiscale e gli indirizzi di residenza). In particolare, laddove una delle due parti è una società, tralasciando i meri dati relativi alla ragione sociale, alla partita Iva e alla sede legale, più rilevante è l’identificazione del soggetto che la rappresenta e, soprattutto, la verifica dei poteri del rappresentante di impegnare la società;
2. corretta identificazione dell’oggetto della collaborazione professionale: il professionista dovrà essere accurato nell’indicazione di tutte le attività che saranno comprese nel suo lavoro e, specialmente, cosa, invece, non sarà annoverato. Per maggiore trasparenza, potrà anche, specificare le modalità e i mezzi attraverso cui verrà eseguito il lavoro concordato;
3. corretta determinazione delle obbligazioni delle parti: devono essere ben chiare quali sono le obbligazioni assunte dal professionista e quelle assunte, invece, dal cliente committente. Spesso, purtroppo, accade che l’attenzione si focalizzi sulla prestazione principale a discapito delle prestazioni accessorie, talvolta indispensabili per la corretta esecuzione di quella principale. Uno dei classici conflitti concerne se la prestazione accessoria, non esplicitata o non ben regolamentata, sia dovuta e, soprattutto, se il valore economico della stessa rientri nel corrispettivo generale previsto dal contratto ovvero se dia diritto a un compenso extra a chi la fornisce;
4. tempi e luogo dell’adempimento del contratto: nel contratto devono essere esplicitati i tempi e le scadenze per lo svolgimento del lavoro, con relativa consegna da parte del professionista, nonché anche il luogo nel quale la prestazione dovrà essere eseguita;
5. il compenso e le modalità di pagamento: rincorrere i clienti per farsi pagare, spesso, diventa l’attività più impegnativa per il professionista. Quindi, stabilire tempistiche e modalità di pagamento è diventato obbligatorio. All’interno di questa sezione del contratto dovranno essere indicati: il totale del compenso per l’intero progetto, la somma d’acconto stabilita per far partire il lavoro, i termini del pagamento (alla consegna, o rateizzato o altre soluzioni) e le modalità del pagamento (bonifico o PayPal ecc.);
6. gestione del copyright, se inerente: può capitare che per progettare un lavoro avvenga lo scambio di materiali, file, idee o che nascano “cose” che prima non esistevano. È bene identificare sin da subito di chi sarà la proprietà intellettuale di questi elementi alla fine del lavoro svolto. Pertanto, inserire una clausola relativa ad eventuali diritti d’autore può risultare utile in tal senso;
7. termini di risoluzione del contratto: la risoluzione del contratto comporta lo scioglimento del vincolo contrattuale. Tale eventualità può essere prevista ed inserita nel contratto dal professionista, nel caso si verifichi: inadempimento del cliente, impossibilità sopravvenuta di onorare il contratto ed eccessiva onerosità sopravvenuta. Inoltre, non è possibile escludere che il cliente, per qualche ragione, possa cambiare idea in corso d’opera. Per questo è necessario inserire i termini per la risoluzione del contratto, così da tutelarvi entrambi;
8. informativa sulla privacy: occorre specificare che tutti i dati del cliente saranno utilizzati solo ed esclusivamente per lo svolgimento del progetto nel rispetto della normativa vigente in tema di privacy GDPR (General Data Protection Regulation) / Regolamento UE 2016/679;
9. foro competente: è bene specificare quale sarà la sede giudiziaria di riferimento in caso di controversie con il cliente. Tale clausola, inoltre, dovrà essere specificatamente accettata e firmata dal cliente;
10. sottoscrizione del contratto: naturalmente, la firma del professionista e quella del cliente sono fondamentali. Tutto quello che è inserito nel contratto, se non sottoscritto, non avrebbe alcuna valenza.
• Dopo esser stato firmato, il contratto può essere modificato? Il freelance o il cliente possono modificare il contratto in ogni momento, purché le modifiche vengano accettate da entrambe le parti. Le richieste di modifica da parte del freelance possono essere apportate solamente se il cliente approva, per iscritto, le revisioni al contratto.

In conclusione, un consiglio molto importante è cercare di evitare un lessico legale eccessivamente complesso. I committenti, infatti, potrebbero spaventarsi. È bene utilizzare anche nella forma scritta un tono disteso e amichevole. Un altro punto da tenere in considerazione è anche la lunghezza del contratto. Far leggere ad un cliente un contratto di 20 pagine potrebbe rivelarsi controproducente, e, quindi, rallentare o anche compromettere la “chiusura” del contratto, poiché il committente potrebbe temporeggiare chiedendo un consulto al suo legale. L’obiettivo è semplicemente quello di mettere in chiaro le condizioni del rapporto professionale nel modo più semplice possibile, ma che sia allo stesso tempo efficace e che possa salvaguardare gli interessi di entrambe le parti.

Se necessiti di maggiori informazioni o di una consulenza personalizzata: info@studiolegaleninni.it

Avv. Fortunata Ninni